Biebi_ privacy_mei2018 - Biebi Gastouderbord

Ga naar de inhoud

Uw privacy binnen ons bedrijf


1. Wie is Biebi planbord?
 Biebi planbord is een onderdeel van Huwae Design en valt onder EasyAccounts Dienstverlening Vof en hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Hieronder wordt vermeld hoe wij daarmee omgaan.

2. Bescherming van uw persoonsgegevens
Wettelijk kader
 Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Biebi planbord zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Biebi planbord volgt een privacy beleid dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de     (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacy beleid van Biebi planbord wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Beginselen verwerking
Biebi planbord volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:

  • Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Biebi planbord gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
  • Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Biebi planbord uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
  • Niet meer of langer dan noodzakelijk: Biebi planbord verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
  • Juist, actueel en vertrouwelijk: Biebi planbord zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Biebi planbord en toeleveranciers van Biebi planbord zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
  • Passende technische en organisatorische beveiliging: Biebi planbord heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.

3. Welke persoonsgegevens gebruikt Biebi planbord
 Biebi planbord gebruikt uitsluitend de onderstaande persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam,       
 voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummers en bankrekeningnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens,. Als daarnaast andere persoonsgegevens   
 worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Biebi Planbord deze gegevens bij u opvraagt.

Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

Gevoelige persoonsgegevens
Het versturen van nieuwsbrieven, overeenkomsten voor bemiddeling van gastouderopvang, het registreren van risico’s en evaluren en het voeren van procedures ten opzichte van belastingdienst, gemeente en/of GGD. Het aanvragen  van toeslagen, het samenstellen van diverse soorten financiële advies overzichten, vormt de kern van de dienstverlening van Biebi planbord.
Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt  uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

4. Waarom gebruikt Biebi planbord persoonsgegevens (doelen)
 Zoals elke organisatie heeft Biebi planbord persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoons-gegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten   en diensten die Biebi planbord aan haar klanten levert.
 De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Biebi planbord gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in   de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Biebi planbord persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.
 De grondslag op basis waarvan Biebi planbord vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor   
 alle dienstverlening die Biebi planbord voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met eventueel haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is,personeels- en financiële   administratie, incasso en ICT-processen, zijn nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.
 De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële administratie hebben de plicht tot meewerken aan controles van de belastingdienst.

5. Dienstverlening door derden
 Biebi planbord schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer,     
 gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.
 De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Biebi planbord. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een   
 overeenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

6. Minderjarigen
 Wij verwerken geen gegevens van minderjarigen.

7. Bewaartermijn
 Biebi planbord bewaart persoonsgegevens minimaal 7 jaar ter voldoening aan de fiscale bewaarplicht. Na 7 jaar worden persoonsgegevens op verzoek vernietigd. In alle gevallen worden na 10 jaar de persoonsgegevens vernietigd.

8. Verstrekking aan derden
 Uw persoonsgegevens worden door Biebi planbord nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking
 De aan ons verstrekte gegevens verstrekken wij aan derden voorzover wij dat wettelijke verpicht zijn en voorzover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven omschreven doeleinden. Zoals Belastingdienst.   
 Persoonsgegevens zijn inzichtelijk voor onze automatiseerders en netwerkbeheerders. Met deze partijen hebben wij overeenkomsten die waarborgen dat deze gegevens niet door hen zullen worden gebruikt, anders dan ten behoeve   
 van hun werkzaamheden om de automatische processen van Biebi Planbord doelmatig en efficient te laten verlopen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

9. Uw rechten
 De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.
 Informatie
 Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen komt voor betrokkenen gedetailleerde informatie     via het klantportaal ‘Mijn Biebi planbord’ beschikbaar.
 Inzage
 Als u denkt dat Biebi planbord persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Biebi planbord geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de   
 verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.
 Rectificatie of gegevenswissing
 Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Biebi planbord van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Biebi planbord vragen uw gegevens te wissen. Biebi planbord zal dit verzoek   
 doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Biebi planbord zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

10. Rechten omtrent uw gegevens
 U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door   
 één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij   
 gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

11. Beveiliging
  Biebi planbord doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Biebi planbord ze niet meer nodig heeft,   
  worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
 Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatig gebruik en ook om de toegang tot uw persoonsgegevens door onbevoegden te   
 voorkomen.
  • Alle personen die namens Biebi Planbord toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Vanzelfsprekend zijn zij ook geïnformeerd over het belang van de bescherming persoonsgegevens.
  • Wij maken back-up van de digitale persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • (Fysieke) toegangsbeveiliging
  • Gebruikersnaam, en een wachtwoordbeleid.
  • Ook maken wij voor onze website gebruik van een SSL-verbinding (oftewel https) om de gegevensuitwisseling via de website te kunnen beveiligen.

12. Inbreuk op de beveiliging
 Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Bij de directie van Biebi planbord kunnen de medewerker(s) en leveranciers eventuele incidenten   
 melden van een mogelijk datalek.
 De directie pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Biebi planbord te voorkomen.
 Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

13. Vragen – klachten
 Als u vragen heeft over uw rechten en de manier waarop Biebi planbord met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij Biebi planbord. Dat geldt ook als u klachten heeft. Biebi   
 planbord zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 040 2912233  per e-mail info@biebiplanbord.nl.
 Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens








        Privacy & Cookies

Copyright 2017                 info@biebi.nl                  Zandkrab 18 | 5658AD | Eindhoven               kvk nr. 17123656
Terug naar de inhoud